styrelsemöte.se

Idag jobbar många styrelser och nämnder med underlag som kopieras och distribueras till mötesdeltagarna på papper via post eller bud. Denna hantering är kostsam, inte speciellt snabb och absolut inte miljövänlig.

Med styrelsemöte.se kan styrelser och nämnder effektivisera sin hantering av underlag och underlätta för deltagare och sekreterare. Jämfört med e-post eller vanlig post blir distrubutionen sãkrare. Med lösningen går det enkelt att söka i dokumenten. När allt kan lagras på en läsplatta kan historiska underlag alltid tas med till möten när mötesdeltagarna behöver hitta något från ett tidigare möte. När sekreteraren inte längre behöver kopiera och skicka ut underlag i fysisk form, minskar kostnaderna och effektiviteten ökar.

Tack vare läsplattans egenskaper får mötesdeltagarna bãttre arbetsmiljõ. Läsplattans egenskaper gör att det är lätt att läsa (även stora mängder sidor). Tack vare funktioner för att stryka under, gulmarkera, notera i kanten och sätta fast "gula notisar" med fingret direkt på skãrmen är det lätt att jobba även för den som inte är så datorvan.

Med styrelsemöte.se finns alla underlag samlade på ett ställe, det spar tid. Tjänsten sparar underlag och anteckningar automatiskt i ett helt år i grundpriset. För att du snabbt ska kunna ta fram det du vill läsa om finns en sökfunktion. Anteckningar kan e-postas till andra ledamöter. Styrelsemöte.se är mycket enkelt att använda, endast en kort introduktion krävs för att komma igång med tjänsten.

Det vanligaste sättet att använda tjänsten är med läsplattan Apple iPad. Via den når mötesdeltagaren kallelser och underlag — allt samlat och sökbart. Orsaken till att vi rekommenderar läsplatta är främst den stora användarvänligheten.

• Stående A4 går mycket lättare att läsa på iPad än på dator
• Inzoomning på finstilta delar eller bilder är mycket intuitiv
• Läsplattan startar omedelbart
• Med en batteritid på uppåt tio timmar slipper man tänka på ström och sladd
• Plattan väger lite och är lätt att ta med
• Ingen trasslig nätverkssladd behövs, plattan kommunicerar via radio

Den så kallade "app:en" som vi använder synkroniserar läsplattan med servertjänsten så att utskickade mötesdokument och underlag läses ner och lagras i plattan. Därför är man inte beroende av att ha tillgång till bredbandstäckning hela tiden. Mötesdeltagaren kan göra elektroniska noteringar på dokumenten. Dessa noteringar synkroniseras över till användarens privata yta i servertjänsten så att en säkerhetskopia finns ifall läsplattan skulle gå sönder eller tappas bort.

Det finns tillfällen då en vanlig dator är mer användarvänlig än en läsplatta. Det rör sig främst om när man vill göra mer omfattande noteringar — ett tangentbord till datorn är då mer bekvämt. Tjänsten är därför försedd med möjlighet att göra en personlig inloggning på vår webbsida. Användaren kan då direkt nå samma struktur och dokument som från läsplattan. Personliga noteringar gjorda i läsplattan finns också direkt tillgängliga via webben tack vare synkroniseringen. Noteringar gjorda i persondatorn kan laddas upp till tjänsten för att senare nås från läsplattan, iPhone eller en annan persondator. Om en användare deltar i flera olika organisationers möten så håller tjänsten ordning på det. Mötesdeltagaren behöver inte komma ihåg olika inloggningsuppgifter, utan får en enkel vallista med de organisationer som är aktuella. När väl mötessekreteraren har skickat ut dokument till mötesdeltagarna är det därefter mötesdeltagarna som "äger" sina dokument, har dem på sin privata yta i tjänsten och kan notera i dem.

En mycket viktig del av lösningen är att skapa en rationell och effektiv administration av mötena. Mötessekreterare har därför tillgång till en speciell del av vår webbsida som nås efter personlig inloggning. Mötessekreteraren kan göras behörig att administrera flera organisationers möten om så önskas. I funktionen lägger mötessekreteraren enkelt upp mötestillfällen och alla mötesdeltagare för organisationen. Mötessekreteraren laddar sedan upp dokumenten som hör till ett visst möte. Detta kan förberedas successivt, dokumenten är ännu inte tillgängliga för mötesdeltagarna. Det går också att välja bort mötesdeltagare som inte ska få dokument denna gång eftersom de kanske inte ska vara med på just det här mötet men är ofta adjungerade. I lagom tid före mötet väljer mötessekreteraren funktionen Skicka ut. Då överförs dokumenten till de valda mötesdeltagarnas privata ytor i tjänsten.

De kan nu direkt nås av deltagarna via läsplatta eller webbinloggning. Deltagarna får också e-post om att det finns nya dokument att tillgå. E-postmeddelandet innehåller även en kalenderbokning så att ledamoten lätt kan klicka för att lägga in mötet i kalendrar som Outlook, Notes eller Groupwise. Vanligen tillkommer nya dokument eller nya versioner av dokument inför ett möte — ofta sammanträder ett arbetsutskott eller en ordförandeberedning i förväg och även detta stöds. Mötessekreteraren kan enkelt ladda upp de nya dokumenten och använda lättförståeliga dokumentnamn så att deltagaren förstår vilken version som är vilken. Funktionen Skicka ut överför sedan endast de dokument som inte redan deltagaren har fått, så det är ingen risk att deltagarens noterade dokument skulle skrivas över.

Med integration mot ett internt ärendehanteringssystem kan de elektroniska utskicken till mötesdeltagarna förenklas ännu mer. Tjänsten innehåller färdiga integrationsmöjligheter via ett öppet beskrivet tekniskt gränssnitt till en låg kostnad. Som tilläggstjänst erbjuder vi oss att integrera styrelsemöte.se med något specifikt dokumenthanteringssystem eller ärendeapplikation. I dagsläget finns även en färdig integration till ärendesystemet Lex.

Tjänsten styrelsemöte.se levereras på ett säkert sätt över Internet som en s.k. molntjänst. Det innebär att krångel och tidsåtgång med installation i organisationens egen driftmiljö undviks. Det innebãr också att dina dokument ãr sãkra både vid lagring och vid distribution. Genom att samutnyttja tjänsten blir kostnaderna för drift låga. Styrelsemöte.se har sina servrar i Sverige.

Genom att använda beprövade säkerhetslösningar blir tjänsten säker och motsvarar i sitt grundutförande normalkraven på säkerhet. Dock finns lägen då formella krav finns på högre säkerhet. Därför finns en tilläggstjänst för 2-faktorinloggning för att klara datainspektionens krav för att få hantera sekretessbelagda ärenden. Denna tilläggsfunktion skickar ut engångskoder till fördefinierade mobiltelefonnummer via SMS vid inloggning. Detta gör att tex socialnämnden kan hantera även sekretessbelagda handlingar i tjänsten. Säkerheten ökar betydligt jämfört med att hantera dessa på papper som skickas ut som vanlig post och kanske landar i en õppen brevlåda vid ett villastaket.

En cookie, eller kaka på svenska, är en informationsenhet som kan hanteras av din dator i samband med webbplatser. Kakor används bl.a. för att underlätta för besökaren på webbplatsen.

När du läser på våra vanliga webbsidor används inga kakor alls.

När du loggar in på vår tjänst används tillfälligt en s.k. sessionkaka. En sådan lagras inte beständigt i din dator utan finns endast temporärt - alla sessionkakor försvinner när du stänger din webbläsare. Ingen personlig information såsom t.ex. e-post eller namn finns i vår sessionskaka och den kan inte användas för att koppla till reklam på Internet eller liknande.

Om du klickar på våra länkar till sociala nätverk såsom Facebook kan det däremot uppstå beständiga kakor som används för att koppla dig till omvärlden.

Om du inte accepterar användandet av cookies kan du stänga av det via din webbläsares säkerhetsinställningar. Du kan även ställa in webbläsaren så att du får en varning varje gång webbplatsen försöker sätta en cookie på din dator. Men observera, om du stänger av även sessionskakor helt i din webbläsare kan du inte logga in i vår tjänst. En tänkbar lösning tack vare nyare webbläsare är att slå på Privatbläddring, InPrivate, Inkognito e.dyl. Då kan du logga in på vår tjänst och även klicka på våra länkar till sociala nätverk och ändå vara säker på att alla kakor och andra spår försvinner när du stänger webbläsaren.

Vissa personuppgifter lagras i våra system för dig som kan logga in (och som alltså är kunder till oss). Detta görs för att vi ska kunna ge dig en fungerande tjänst. Uppgifterna kan också komma att användas för vår marknadsföring, t.ex. för utskick av information eller erbjudanden. De av dig lämnade uppgifterna kommer endast att användas inom Styrelsemöte.se. Du har rätt att en gång per år genom skriftlig begäran få ta del av de uppgifter som finns registrerade om dig. Givetvis har du rätt att begära rättelse av felaktiga uppgifter om dig. Huvudsakligen är det din organisations mötessekreterare som lägger upp och underhåller dessa uppgifter om dig.